Làm thế nào để có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Ngày càng có nhiều các doanh nghiệp quan tâm đến việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Với các doanh nghiệp đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm như ngành nước, hóa đơn điện tử ngành nước đã mang đến những lợi ích to lớn trong việc quản lý doanh nghiệp, quản lý hóa đơn. Tuy nhiên, một trong những nội dung được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay đó chính là làm thế nào để có thể gửi được hóa đơn điện tử cho khách hàng? Cùng tìm hiểu các cách để có thể gửi được hóa đơn cho khách hàng trong bài viết dưới đây.

Theo quy định, quý khách hàng hoàn toàn có thể gửi hóa đơn điện tử theo cách trực tiếp hoặc qua các đơn vị trung gian.

Cụ thể, tại khoản 2, Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hướng dẫn các hình thức gửi hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

– Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn rồi truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử mà hai bên đã thỏa thuận.

Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên HĐĐT nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

– Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo, lập HĐĐT bằng chương trình lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu HĐĐT đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để gửi cho người mua HĐĐT đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được HĐĐT có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên HĐĐT nhận được và gửi cho người bán HĐĐT có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT”.

Căn cứ quy định trên, trường hợp người bán lựa chọn sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng HĐĐT, cách thức truyền nhận HĐĐT theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Thời hạn thanh toán căn cứ theo thỏa thuận HĐ dân sự giữa người bán và người mua.
Như vậy, nếu muốn gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành gửi trực tiếp hoặc có thể gửi thông qua các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Trước thời hạn bắt buộc phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang dến gần, hy vọng các doanh nghiệp sẽ nắm rõ được các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với đó là các quy định khác có liên quan để có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất.

Qua bài viết này, hy vọng đã giúp doanh nghiệp nắm được rõ hơn quy định về các cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo quy địn về hóa đơn điện tử hiện nay.

Theo quy định, quý khách hàng hoàn toàn có thể gửi hóa đơn điện tử theo cách trực tiếp hoặc qua các đơn vị trung gian.

Cụ thể, tại khoản 2, Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hướng dẫn các hình thức gửi hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Hướng dẫn tải file hóa đơn điện tử đơn giản nhất hiện nay

Hướng dẫn chuyển đổi tài khoản sang thuế điện tử eTax