By 
Việc tải file hóa đơn điện tử được xem là một trong những nhu cầu cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp. Việc tải hóa đơn tương đối dễ dàng, tuy nhiên, vẫn có một số kế toán do chưa thực hiện công việc này bao giờ nên vẫn còn e dè, đặt ra các câu hỏi như khi thực hiện công việc này liệu có xảy ra lỗi gì hay không? Ví dụ như khi in hóa đơn điện tử, đôi khi vẫn gặp phải lỗi không in được file xml vậy, với việc tải hóa đơn, có lỗi nào có thể xảy ra? Việc tải hóa đơn điện tử hoàn toàn đơn giản và rất hiếm trường hợp xảy ra lỗi. Các tải hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo các cách sau:
Người dùng có thể tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn điện tử ngay trên website tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc có thể tiến hành tải nhanh chóng ngay trên hệ thống phần mềm của hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Để có thể tải được file hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng, người dùng tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Người dùng tiến hành truy cập trang
Đây là một trong những yêu cầu đầu tiên để có thể tải được file hóa đơn. Người dùng sẽ tiến hành truy cập vào trang hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tiếp theo, muốn tải hóa đơn điện tử ở bất cứ định dạng nào, người dùng sẽ tiến hành lựa chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể xem rồi tải hóa đơn về.
Bước 3: Tiến hành tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML
Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng cần phải điền đúng mã hóa đơn muốn tải về để có thể tìm và tải về máy.
Cụ thể, người dùng cần nhập mã hóa đơn vào phần “Mã nhận hóa đơn”, nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn nút “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
Bước 4: Đây là bước cuối cùng – Tải hóa đơn điện tử file xml hoặc file PDF
Tra sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, bản hóa đơn điện tử bạn tải sẽ lập tức được hiển thị.
Khi này, người dùng cần phải kiểm tra để chắc chắn đã đúng hóa đơn mình cần tra cứu.
Ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng XML” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file xml về máy.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhấn ô “Dạng PDF” nếu doanh nghiệp có nhu cầu tải hóa đơn điện tử ở định dạng này. Tuy nhiên, định dạng này không hề có giá trị pháp lý, chỉ có định dạng XML mới có giá trị pháp lý.
Hướng dẫn chuyển đổi tài khoản sang thuế điện tử eTax
Giải đáp vướng mắc: Hóa đơn điện tử có mấy liên?
Như vậy, việc tải file hóa đơn điện tử không hề khó như một số kế toán nghĩ. Không những vậy, đây còn là một trong những công việc thường xuyên phải làm do vậy, các kế toán nhất định phải nắm được các bước để có thể tải hóa đơn một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện.
Theo quy định tại Thông tư 68/2019 thì thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/11/2020. Như vậy, chỉ còn chưa đầy nửa năm nữa sẽ đến thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn, do đó đây sẽ là khoảng thời gian cuối để các doanh nghiệp có thể tiến hành tìm hiểu thêm các quy định về hóa đơn, cung cấp thêm cho mình những kỹ năng để có thể thực hiện việc tra cứu, in hóa đơn, xử lý hóa đơn khi có sai sót một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp kế toán nắm được các bước để có thể tải file hóa đơn điện tử – kể cả file XML và file PDF một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
Mời xem bài viết: The 11 Best Lenovo Laptops Of 2023
Comments